1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ

Программа 1С: Документооборот 8 предназначена для автоматизации полного цикла обработки официальных и внутренних документов и поддерживает электронный и бумажный документооборот. Программное решение не имеет отраслевой специфики, потому может одинаково эффективно использоваться как коммерческими предприятиями, так и бюджетными учреждениями, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством рабочих мест или небольшое предприятие.

Программный продукт 1С: Документооборот 8 призван обеспечивать в организации централизованное безопасное хранение документации, оперативный доступ, быстрый поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами различных форматов:

• офисные документы;
• тексты;
• изображения;
• аудио- и видеофайлы;
• документы систем проектирования;
• архивы;
• приложения и т. д.

Программа 1С: Документооборот 8 является развитием программного продукта 1С: Архив, который применяется сотнями российских предприятий уже на протяжении более 10 лет.

Возможности программы 1С: Документооборот 8

Программа 1С: Документооборот 8 разработана на платформе 1С: Предприятие 8.2 и использует широкие возможности этой платформы в решении задач интеграции учета ресурсов и управления документами, обеспечивая более высокий уровень организации электронного документооборота.

Поддержка различных технологий работы с документами, независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, — все это поднимает 1С: Документооборот 8 на новый технологический уровень в сравнении с предыдущими версиями программы.

Программное решение 1С: Документооборот 8, используя современные технологии работы с документами, поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Программа 1С: Документооборот 8 позволяет реализовывать:

• работу с системой через веб-браузер;
• упорядоченную работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Хранение документов и распределение прав доступа в программе 1С: Документооборот 8

Внутренние документы и файлы в конфигурации хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов.

Папкам устанавливается разрешение на выполнение сотрудником или группами сотрудников различных работ: чтения, добавления, редактирования или удаления документов.

Регистрация входящих и исходящих документов

Программное решение 1С: Документооборот 8 автоматизирует ведение учета и регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства и сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедур рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Просмотр и редактирование в программе 1С: Документооборот 8

Для просмотра и редактирования документов программное решение использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

Программа 1С: Документооборот 8 обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, trf, html, txt, odt)поддерживается сравнение версий.

Реализация бизнес-процессов и работы пользователей

В программном решении 1С: Документооборот 8 коллективная работа с документами реализована с помощью бизнес-процессов. Документам и бизнес-процессам можно назначить дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке (например, «важность документа», «теги», «корреспондент», «место хранения» и др.).

Бизнес-процессы программы 1С: Документооборот 8:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа;
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем;
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования;
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту;
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

Программой предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль — самому директору или его заместителю.

Возможности поиска

Учитывающийся в программном решении 1С: Документооборот 8 документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Эти данные могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа. Реализация в программе 1С: Документооборот 8 полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30% времени сотрудников.

Возможности контроля и учета рабочего времени сотрудников

В программном решении 1С: Документооборот 8 реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о содержании, времени работ.

Отталкиваясь от этих данных программа составляет отчеты по временным затратам сотрудников, сортируя по видам работ, периодам и подразделениям.

Ведение в программе данных учета рабочего времени, и возможность его контроля обеспечивают руководство объективной информацией, способствующей принятию взвешенных решений по оптимизации работы персонала.